Diyelim ki satın almaya hazır bir potansiyel müşteriniz var. Anlaşmayı bitirmek ve komisyonu almak için heyecanlı ve hazır olmalısınız, ancak bu anlaşmayı gerçekleştirmeden önce dikkate almanız gereken birkaç şey var.
Öncelikle kendinize şu soruyu sorun: “Satış sürecinin geri kalanının nasıl işleyeceği konusunda kendim ve potansiyel müşterim için beklentileri nasıl belirleyebilirim? Ve satış sürecinin bu son aşamasının ivmeyi sürdürmesini ve uygun şekilde belgelenmesini nasıl sağlayabilirim?”
“Satış siparişi” olarak bilinen çok önemli bir satış belgesini anlamadan bu soruları yanıtlayamazsınız.
Peki, satış siparişi nedir, diğer önemli satış belgelerinden farkı nedir, satış sürecinize nasıl uyar? Sorduğuna sevindim, çünkü bu soruları ve birkaç soruyu aşağıda cevaplıyorum.
Önerilen makale: sosyal medya nasıl ortaya çıktı hakkında bilgi almak ve güncel sosyal medya haberlerine ulaşmak için ilgili sayfayı ziyaret edebilirsiniz.
Satış Siparişi Nedir?
Satış siparişi, belirli bir işlemde yer alan mal veya hizmetlerin satışını teyit eden, satıcı tarafından hazırlanan ve müşteriye verilen ticari bir belgedir. Belge, takas edilen herhangi bir mal veya hizmetin miktarı, kalitesi ve fiyatı dahil olmak üzere satışla ilgili ayrıntıları içerir.
Ayrıca teslimat tarihi, teslimat adresi, ödeme yöntemi ve satışın şartları ve lojistiği ile ilgili diğer bilgileri de kapsamalıdır. Satış siparişi, satıcı tarafından oluşturulan ve kayıt altında tutulan dahili bir belgedir. Bu, şirketlerin yerine getirdikleri siparişleri takip etmelerini sağlar.
Satış siparişleri en yaygın olarak üreticiler, perakendeciler, toptancılar ve tedarikçiler tarafından kullanılır.
Satış Siparişleri Tekliflerden Nasıl Farklıdır?
Satış siparişleri ve fiyat tekliflerinin her ikisi de satıcı tarafından oluşturulmuş ve potansiyel bir satışı tartışıyor olsa da, ikisi çok farklı amaçlara hizmet eden çok farklı belgelerdir. Ancak bu, birbirleriyle ilişkili olmadıkları anlamına gelmez. Satış siparişini, bir teklifin harekete geçirebileceği bir sürecin yan ürünü olarak düşünebilirsiniz.
Bir satıcı genellikle olası bir alıcının talebi üzerine bir fiyat teklifi oluşturur. Belge, ilgili fiyatları ve satış koşullarıyla birlikte ürün ve hizmetlerin ayrıntılı bir listesini içerir. Bir alıcı bir teklifi kabul ettikten sonra, bir satıcıya satın alma siparişi adı verilen bir şey göndererek süreçteki bir sonraki adıma geçer.
Satış siparişleri ve satın alma siparişleri doğası gereği birbirine bağlıdır. İkisi arasındaki temel fark, belgeyi kimin oluşturduğuna ve kimin aldığına bağlıdır.
Bir müşteriden bir satınalma siparişi gelir, bir satıcıya verilir ve potansiyel bir satışın şartlarını düzenler. Bir satıcıdan bir satış siparişi gelir, bir müşteriye verilir ve teslimattan önce satıcının belirli bir satınalma siparişinde belirtilen şartları kabul ettiğini teyit eder.
Bir satıcı tarafından kabul edildikten sonra, bir satın alma siparişi genellikle yasal olarak bağlayıcı bir sözleşme oluşturur. Bir satıcı, bir satın alma siparişinin kararlaştırılan şartlarına göre teslimat yapmazsa, belirli durumlarda, bir alıcı satıcıya karşı yasal işlem başlatabilir ve bunun tersi de geçerlidir.
İkisi arasındaki temel farklar, her belgenin ilgili amacı ve zamanlamasında vurgulanır. Bir satış siparişi bir satışı onaylar. Satıcıdan, bir satınalma siparişinde talep edilen mal ve hizmetleri birleştirmeye, paketlemeye veya hazırlamaya başlamasını ister.
Faturalar bu adımdan sonra gelir. Faturalar, bir satış siparişinde belirtilen ayrıntıları kullanarak alıcılara satın aldıkları mal ve hizmetler için nasıl, ne zaman ve ne kadar ödeme yapacaklarını söyler.
Faturalar Neden Önemlidir?
Faturalar, satıcılar için anlaşmaları kesin olarak düzenler ve ödeme için resmi zaman çizelgeleri belirler. 30 gün standart bir zaman dilimidir, ancak bu rakam işletmeden işletmeye değişebilir.
Faturalar, kayıt tutma amaçları için son derece önemlidir. Fatura hem alıcının hem de satıcının satış için elindeki en somut delildir. Faturaları takip etmek, bir şirketin ne kadar harcadığını veya kazandığını, herhangi bir satış veya satın alma işleminden hangi çalışanların sorumlu olduğunu ve şirketin sahip olabileceği ödenmemiş borçları takip etmesini sağlar.
İşletmelerin vergi amaçları için faturaları takip etmesi de uygun bir uygulama olarak kabul edilir. IRS, işletmelerin tüm ticari işlemlerin çalışan bir özetini tutmasını önerir. Faturaların ayrıntılı kayıtlarını tutmak, bu sürecin kritik bir parçası olabilir.
Faturalar, işletmelere yasal açıdan da yardımcı olur. Bir müşterinin bir satıcıdan herhangi bir mal veya hizmeti nasıl ve ne zaman satın aldığına dair belgeler sağlarlar. İmzalı bir fatura, alıcı ve satıcı arasında belirli bir satın alma konusunda karşılıklı bir anlayış olduğunu gösterir ve bu da fiyatlandırmayla ilgili herhangi bir yasal işlem riskini azaltır.
Satış Siparişleri Neden Önemlidir?
Bir satıcıysanız, envanterinizi takip etmek için satış siparişleri çok önemlidir. Sizin ve işletmenizin, stokta bulunanlar, ön siparişte olanlar ve distribütörlerinizden satın almanız gerekebilecek ürünler konusunda bilgi sahibi olmanızı sağlar.
Unutmayın – bir satın alma siparişinin şartlarını kabul etmek, genellikle bir anlaşmayı yasal olarak bağlayıcı hale getirir. Beklemede olan bir satın alma siparişiyle ilgili sorularınız varsa, imzalamadan önce yasal danışmana başvurun. Satış siparişlerinizin ayrıntılı kayıtlarını tutmak, bu anlaşmaları yerine getirebilmenize yardımcı olacaktır.
Satış siparişleri, şirketinizin finansal raporlamasında önemli yanlışlık riskini azaltmada da merkezi bir rol oynar. Önemli yanlışlık, bir finansal tablodaki bilgilere dayanan herhangi birinin finansal kararlarını önemli ölçüde etkileyebilecek her türlü yanlışlıktır.
Envanter bakiyelerinin raporlanmasındaki önemli yanlışlıkların bazı çok gerçek sonuçları olabilir.
Örneğin, biten envanteri yanlış beyan etmek, şirketinizin karını artırabilir veya azaltabilir ve tahmin edebileceğiniz gibi, denetleniyorsanız bu sonuçların hiçbiri iyi görünmüyor. Bu nedenle, bir iç denetim sırasında herhangi bir potansiyel önemli yanlış beyanı yakalamak için satış siparişlerinizin doğru kayıtlarını tutmanız kesinlikle çok önemlidir.
Satış Siparişi Formatı
Tipik olarak, bir satış siparişi aşağıdakileri içermelidir:
Şirket adı ve iletişim bilgileri
Müşteri adı ve iletişim bilgileri
Müşteri fatura bilgileri
Müşteri nakliye bilgileri
Ürün veya hizmet bilgileri
Vergi öncesi fiyat
Vergi, teslimat ve nakliye ücretleri
Vergiler sonrası toplam fiyat
Herhangi bir önceki para yatırma
mevcut bakiye
Şirketiniz tarafından tanımlanan şartlar ve koşullar
imzalar
Gerektiğinde diğer ilgili bilgiler
Satış Siparişi Süreci
Genel olarak konuşursak, satış siparişi süreci şöyle görünür:
Bir müşteri, bir satıcıdan teklif talebi (RFQ) gönderir.
Satıcı, RFQ’yu aldıktan sonra bir fiyat teklifi gönderir.
Müşteri, teklifi makul bulur ve bir satınalma siparişi gönderir.
Satıcı, satınalma siparişini alır ve ayrıntılarını bir satış siparişi oluşturmak için kullanır.
Satıcı, satış şartlarını onaylamak için satış siparişini müşteriye gönderir.
Satıcı, talep edilen mal ve hizmetleri bir araya getirir, paketler veya hazırlar.
Satıcı bu malları veya hizmetleri teslim eder.
Satıcı, satış siparişinin ayrıntılarını kullanarak bir fatura oluşturur ve bunu müşteriye gönderir.
İdeal olarak, müşteri faturada belirtilen tutarı ayrılan süre içinde öder.
Satış siparişleri, bir satışın iyi belgelenmesinde, uygun şekilde yürütülmesinde ve her iki tarafın da beklentilerini yansıtmasında merkezi bir rol oynar.
Bir satıcı veya müşteri gibi sürekli olarak satışla uğraşan herkesin bu tür belgeleri ve bunların bir şirketin envanteri, mali durumu ve yasal durumu üzerindeki etkileri hakkında bilgi sahibi olması önemlidir.
Pazarlama Uygulamaları 